ORGANIZA EL EVENTO PERFECTO

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Se acercan las Navidades, época de celebraciones, reuniones y fiestas, en las que todo anfitrión, busca organizar el evento perfecto. Para que una cita sea única e inolvidable para l@s asistentes, todos los detalles tienen que estar cuidados al máximo, desde la comida, hasta la decoración. Y por supuesto, teniendo siempre en cuenta a nuestr@s invitad@s y sus necesidades.

¿Tienes que organizar una cena o una fiesta, y no sabes bien por dónde empezar? No te agobies. Sabemos que organizar un evento conlleva encargarse muchas cosas, por lo que vamos a ofrecerte unos consejos para que todo salga perfecto el gran día.

¡Recuerda que en Fiestas Pop Up somos especialistas en la organización de eventos y celebraciones de todo tipo!

La experiencia que hemos ido ganando a lo largo de los años, nos permite daros una serie de pautas a seguir para organizar un evento, y conseguir que salga perfecto.

CONSEJOS PARA ORGANIZAR EL EVENTO PERFECTO

EL EVENTO PERFECTO – PLANIFICACIÓN

Lo primero y más importante, es tener una idea clara sobre  el evento que queremos organizar. Qué tipo de evento será, cuál es su fin, determinar si tendrá una temática, saber si necesitaremos los servicios de un catering, cuánta gente queremos que asista, qué actividades se van a realizar, etc.

Si son varias personas las encargadas de la organización, es muy importante trabajar en equipo, dividir funciones, y así optimizar el tiempo.

Fijar un presupuesto para gastos será muy útil a la hora de contratar proveedores y otros servicios. En este punto tenemos que tener en cuenta también los posibles imprevistos que puedan ir surgiendo a medida que llevamos a cabo nuestra tarea, por lo que el presupuesto debería ser algo mayor de lo que teníamos pensado gastar inicialmente.

La elección del lugar es uno de los puntos más importantes. Tendremos que saber cuánta gente asistirá a la cita, para así elegir un espacio acorde, en el que todo el mundo esté cómodo.

La decoración del espacio, nos ayudará a crear el ambiente que deseemos, ya que no es lo mismo organizar una fiesta de Halloween, en la que todo este lleno de calabazas y catrinas, que una fiesta de Navidad, en la que habrá velas, árboles de navidad y muñecos de nieve. En este punto también tenemos que tener en cuenta el mobiliario necesario para la comodidad de l@s asistentes, como sillas mesas, sombrilas, etc.

Tendremos que buscar un buen servicio de catering que se adapte al tipo de evento. Debemos decidir qué tipo de comida y bebida queremos servir, y de qué manera (dependiendo de si el evento es formal o informal), siempre teniendo en cuenta los gustos de nuestr@s invitad@s.

Por último, tenemos que tener en cuenta la contratación de otros servicios como medios audiovisuales, animador@s, fotógrafos, personal de seguridad, y cualquier otra cosa que sea necesaria para el éxito de nuestro evento.

EL EVENTO PERFECTO – PROMOCIÓN Y DIFUSIÓN

Si estamos organizando un evento público, hay que promocionarlo en todos los medios que sea posible, para que llegue al mayor número de gente. Hoy en día, las Redes Sociales son un buen canal para llegar a un gran número de personas.

Conseguir patrocinadores y colaboradores para nuestro evento nos ayudará a publicitarlo, y a la vez, estas marcas se servirán de nuestro evento para promocionarse. A la hora de elegir los posibles patrocinadores, tendremos que tener en cuenta el tipo de evento que queremos organizar.

Es importante dejar claro el lugar, la hora, las condiciones, el precio (si fuese necesario), para que a los posibles asistentes les surjan el menor número de dudas. En el caso de que tengan que comprar una entrada, debemos poner todos los medios para que les resulte sencillo comprarlas, y pagar lo que corresponda.

Si el evento va a tener un número de invitad@s determinado, deberemos hacerles llegar las invitaciones, en las que también debemos indicar de forma clara la fecha, lugar y la hora.

EL EVENTO PERFECTO – DESARROLLO

Llegado el gran día, no debemos bajar la guardia. Es conveniente tener claro un horario, para saber cómo se van a ir desarrollando las diferentes actividades que vayan a tener lugar en nuestro evento, y así conseguir que toda la velada se desarrolle de forma correcta.

En el caso de que sea un evento con much@s invitad@s, es recomendable contratar un servicio de seguridad o vigilancia, para velar por la tranquilidad en la fiesta, y que ayuden a resolver posibles problemas.

Por último, es conveniente que los organizadores estén presentes el día del evento, para poder resolver posibles contratiempos, atender siempre las posibles necesidades de l@s asistentes, y hacer todo lo posible para que todo salga perfecto.

En cualquier caso, si necesitáis ayuda, no dudéis en contar con nuestros servicios. ¡En Fiestas Pop Up siempre hacemos lo necesario para conseguir que cualquier cita se convierta en el evento perfecto!

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